INVESTIGACIÓN - Memorando/Oficio/Informe

OFICIO

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones,consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones deacuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios,embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

PARTES

Membrete: Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

Nombre de Año: Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz Mundial".

Lugar y fecha: Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

Numeración: En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

Destinatario: Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

Asunto: Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

Referencia: Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

Cuerpo o texto: Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

·         "Tengo a bien comunicarle..."

·         "Me es muy grato comunicarle..."

·         "Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida: En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.

Atentamente,

Firma y posfirma

Firma: Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

Iniciales: Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

Anexo: Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

Distribución: Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

MEMORANDUM

Es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida.

CARACTERISTICAS DE UN MEMORANDUM

Se redacta en tercera persona.

      - Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).

      - Utiliza  la construcción positiva.

      - no usa rodeos de palabras.

      - Lsa oraciones son directas y claras y cortas

Ejemplo:

REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

 Panamá, 15 de noviembre de 2043

  Memorando No.   001-2003-DFG

 PARA:      CLOTILDE  RODRÍGUEZ, Directora de Recursos Humanos

DE:       JORGE LUIS  PINOTECA, Director de Informática      

ASUNTO:   INFORME DE ASISTENCIA DEL MES DE DICIEMBRE DE 2002

Para los fines pertinentes adjunto informe de asistencia de los funcionarios de la oficina de Producción, correspondiente al mes de octubre de 2004, al igual que la tarjeta de asistencia de la señora Marianela Garcicama.

JORGELUIS  PINOTECA

Director de Informática

INFORME

Es un texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.
Un informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a través del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado.

CARACTERISTICAS DE UN INFORME

Tiene características propias que la diferencian netamente de los escritos literarios, como el cuento, la novela, el ensayo, la poesía o el drama, y aun el periodismo.
1- el informe es generalmente redactado para un superior, como una obligación profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en muy pocos casos se redacta un informe para un publico amplio.
2- El contenido del informe no depende de la elección del autor, sino de las exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un asunto técnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, estudios o labores realizadas por el informante.

3- Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir claramente el pensamiento: fotografías, diagramas, gráficos, estadísticas, cuadros numéricos, documentos originales, anexos ilustrativos o demostrativos.